• บิลซื้อ (แยกบิลที่เป็นส่วนตัวออก เช่น พวกกะปิ น้ำปลา เพราะไม่สามารถนำมาลงเป็นคชจ.ของบ.ได้ และกรณีที่มีการซื้อสินค้าที่เป็นของออฟฟิส กับส่วนตัวควรแยกบิลกัน เช่น ซื้อโต๊ะคอม แยกบิลกับการซื้อน้ำมันพืช)
• บิลเงินสด ควรเป็นบิลที่มีหัวเป็นชื่อผู้ขายชัดเจน หรือมีนามบัตรเย็บมาที่หัวเสมอ เพื่อให้สามารถลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้เป็นอย่างน้อยครับ
• บิลขาย หากรับเงินเป็นเงินต่างประเทศให้แนบพร้อมอัตราแลกเปลี่ยนเสมอ
• บิลค่าเดินทาง ทางด่วน บิลน้ำมัน
• บิลที่เกี่ยวข้องกับการผ่อนรถ
• บิลอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่ายในการรับรองลูกค้า ฯลฯ – บิลที่ท่านไปทานอาหารที่ร้านต่าง ๆ ที่สามารถออกบิลให้ได้
• สลิปเงินเดือนพนักงาน หรือทำเป็น cover sheet มาให้ว่าแต่ละเดือนท่านมีการจ่ายเงินเดือนพนักงานเท่าไหร่ จำนวนกี่คน
• ใบหัก ณ ที่จ่ายที่มีการหักไว้ ทั้งของพนักงานและการจ้างงานทั่วไป
• ไฟล์เงินเดือน ถ้ามี (เพื่อใช้ในการคำนวนการหัก ณ ที่จ่ายและประกันสังคม)
• เอกสารแสดงเลขที่บัตรประจำตัวประชาชน กรณีมีการจ้างงาน ว่าจ่ายให้ใคร เป็นค่าอะไรพร้อมเซ็นว่ารับเงินโดยเจ้าตัว โดยหากจัดใส่ไฟล์ excel ไว้ รบกวนตรวจสอบความถูกต้องของเลขที่บัตรประจำตัวประชาชนก่อนเสมอ โดยเฉพาะคนใหม่ เนื่องจากที่ผ่านมามีปัญหาจุดนี้บ่อยครั้ง ทำให้เกิดการยื่นล่าช้าและเสียค่าปรับเพิ่ม
• ไฟล์บันทึกการเบิกจ่ายเงินต่าง ๆ ภายในออฟฟิส ที่เป็นของภายใน จะทำให้การลงบัญชีผิดพลาดน้อยลง
• รายการเดินบัญชี (Statement ของบัญชีบริษัท) สำคัญมาก จำเป็นต้องใช้ครับ อย่างน้อยให้ quarter ละ1ครั้งครับ
• หนังสือรับรองบริษัท ทั้งชุด พร้อม บอจ.5 (ถ้ามี) ใช้ในการออกงบการเงินครับ

คำแนะนำ

การจัดหมวดหมู่ของบิล เช่น

• หมวดบิลขาย
• หมวดบิลซื้อ – อุปกรณ์สำนักงาน
• หมวดบิลซื้อ – ค่ารับรองลูกค้า หรือ ค่าใช้จ่ายอื่น
• ค่าลิสซิ่งต่าง ๆ
• หมวดบิลที่ไม่แน่ใจว่าจะเอาเข้าหมวดไหน
• ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเช่น ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน
• ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ควรมีเขียนโน๊ตแนบมาเช่น ซื้อเครื่องเทสเกม เครื่องCNC เพื่อใช้ในการทำอะไร(เนื่องจากส่วนใหญ่มักเป็นชื่อเฉพาะครับ) ซื้อโดยวิธีจ่ายเงินสด เงินผ่อน หรือซื้อจากต่างประเทศ ด้วยอัตราแลกเปลี่ยนเท่าไหร่ เพื่อให้ประหยัดเวลาในการถามข้อมูลจากท่าน และท่านสามารถทำงานจบในคราวเดียวครับ

ขั้นตอนการทำงานคร่าว ๆ มีดังนี้

• วันสุดท้ายของเดือน ลูกค้าจะได้รับข้อความเตือนเพื่อให้เตรียมเอกสาร
• วันที่ 1 ลูกค้าจะได้รับโทรศัพท์จากบริษัท โดยกำหนดส่งเอกสารคร่าว ๆ
• วันที่ 3 เอกสารควรออกจากมือลูกค้าเป็นอย่างช้า หรือกรณีรับเอกสาร เมสจะวิ่งไปรับไม่เกินวันที่ 5
• วันที่ 7-15 บริษัทจะส่งใบวางบิลไปยัง email/ fax ของลูกค้า
• วันที่ 7-15 ลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีของบริษัทเต็มจำนวนตามใบวางบิล (ขอสงวนสิทธิ์ในการไม่รับชำระเงินทางเช็คนะครับ เพราะทำให้ cost เพิ่มครับ) 
  
• วันที่ 14-23 บริษัทนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม
• บริษัทนำส่งเงินสมทบประกันสังคมรายเดือน ไม่เกินวันที่ 15 ของเดือน